Alen

Tipičen Slovenec srednjih let, zaposlen v večjem podjetju na sicer strokovnem, vendar ne vodilnem delovnem mestu. Alenu služba predstavlja finančno varnost, s sodelavci se solidno razume, naredi kar mu je naročeno in se ne izpostavlja preveč. V trenutnem življenju in službi mu je udobno in si ne želi sprememb.

Kristijan

Ne tako tipičen pripadnik svoje generacije. Za seboj ima že nekaj direktorskih pozicij na katerih si je vedno prizadeval za dobro podjetja in njegovih zaposlenih. Čeprav ima za sabo že bogato kariero, se nenehno izobražuje in sledi novostim na področju vodenja in drugih povezanih tem.

Podcenjeni referent HR

Mlajši sodelavec v kadrovskem oddelku, ki svoje delo opravi hitro in natančno ter mu tako ostane skoraj 50% časa za kofetkanje s sodelavkami in sodelavci. Posledično je na tekočem z vsemi govoricami, najsi bodo resnične ali ne. Tako v službi kot v zasebnem življenju se rad zabavain tako skrbi tudi za službene teambuildinge in druga druženja.

Eva

Ženska srednjih let, z veliko let izkušenj na področju HR. Trenutno je vodja razvoja in izobraževanj. Je skrbna, delovna, za svojo ekipo se vedno izjemno potrudi in ljudje na splošno ji veliko pomenijo. Rada se uči in dela dobro, vendar je v zadnjih letih, zaradi neslišanosti v podjetju, malo otopela. Nehala je posredovati ideje in delala večinoma po navodilih šefov.

Vodja prodaje

Izkušena vodja z ogromno strokovnega znanja in izkušenj. Vedno odprta za učenje in osebni razvoj in tako jo dojemajo tudi sodelavci. Navadno je ona tista, ki novosti v podjetju preizkusi prva. Zaradi človeške topline, odprte komunikacije in usmerjenosti k ljudem, ji njena ekipa zaupa in ji sledi.

Janez

Vodja HR, moški srednjih let z bogatimi izkušnjami na področju HR. Ker je nov v podjetju, se še lovi z vlogami, ki jih imajo zaposleni ter kaj predstavljajo v procesu! 

Kaj je smisel vsega? Zakaj počnemo to kar počnemo? In zakaj to počnemo tako kot počnemo?

Douglas Adams se je v zbirki knjig Štoparski vodnik po galaksiji, trilogiji v petih delih, spraševal podobna vprašanja. Na Zemljo je pogledal skozi oči »neodvisnega« opazovalca, ki je po spletu nesrečnih okoliščin obtičal na Zemlji 15 let. Njegova naloga je bila pisanje Štoparskega vodnika po galaksiji in raziskovanje različnih planetov.

Zgodba razkrije marsikateri nesmisel v komunikaciji, dejanjih, odnosih in drugih področjih človeškega vsakdana. Prav tako v perspektivo postavi pomembnost dogodkov za posameznika in njegove reakcije.

In kaj ima to s čimerkoli?

Našo zgodbo smo postavili po vzoru Douglasa Adamsa in prevzeli njegovo perspektivo »neodvisnega« opazovalca. Tokrat ne človeške rase, temveč podjetniškega in korporativnega sveta. Skozi pripovedi, opažanja in ugotovitve našega opazovalca bomo razkrivali smisle in nesmisle današnjega poslovnega sveta, se spraševali o njihovih vzrokih in namenih ter iskali potencialne rešitve.

Vabljeni, da se nam pridružite na Štoparskem popotovanju skozi spremembe. Vsakih 6 tednov bomo pritisnili rdeč gumb in se preselili v drugo galaksijo istega vesolja, kjer se bomo spopadali vsakič z novim vidikom upravljanja sprememb.

Pa začnimo:

SAMO BREZ PANIKE! #1 

Na neko četrtkovo jutro, ne daleč od poletja, na Zemlji, Alen vstopi v pisarno. Jutro izgleda kot vsako drugo jutro. Sodelavci že sedijo pri mizah, saj seveda Alen zamuja. Ni mu ravno jasno zakaj bi moral priti v pisarno ob 8ih, če se vse pomembne stvari začno dogajati šele ob 10ih. Nato pa popoldan šef, po navadi, prihrumi ob 16ih s pomembno nalogo, ki je tako pomembna, da jo je potrebno narediti takoj zdaj, saj bo drugače njegov šef zamudil z oddajo te stvari za katero ve že vsaj 3 tedne, da jo mora oddati.  

.

.

SAMO BREZ PANIKE! #2 

Lahko bi rekli, da se je Alen to jutro počutil enako nesmiselno, kot vsa druga jutra. Vzel je svojo šalico, odšel v kuhinjo in začel s pripravo kave. Fenomen kavomata je naredil svoje in že je ob njem stal podcenjeni referent iz HR, ki ga je vedro pozdravil: “O Alen, pripravljen za danes”?  

Fenomen kavomata je situacija v večini podjetij, kjer si zaposleni, kot družabni dogodek in ritual povezovanja ob kavomatu delijo novice, ki so jih prejeli od vodij ali pa slišali od sodelavcev. Nemalokrat so novice napihnjene, spremenjene ali celo čisto prirejene.  

.

SAMO BREZ PANIKE! #3 

Alen se niti ni pretirano zmenil za njegove besede, saj je podcenjen referent HR vedno tisti, ki ve vse kaj se dogaja, se je zgodilo, se bo zgodilo in se bo potencialno zgodilo v podjetju. Ker pa so te informacije navadno prepletene in sestavljene iz govoric, jih Alen jemlje z rezervo. Pa ga vendarle zanima: “Kaj pa je danes?”. Podcenjeni referent HR odgovori: “Kako kaj je danes! Danes nastopi nov generalni direktor!” Alen se zamisli in ugotovi, da ima danes res v koledarju vnos “POMLADNA ŠOLA UPRAVLJANJA SPREMEMB” ob 18:30. To je prvi del izobraževanja, za katerega niti ne ve zakaj mora biti tam. Verjetno je povezano s tem.   

.

.

SAMO BREZ PANIKE! #4 

Alen je zmeden. Za njim je prvi del Pomladne šole upravljanja sprememb. Še 4 deli so pred njim. Tema mu je sicer zanimiva vendar nikakor ne ve zakaj hodi na izobraževanje on in ne njegovi šefi, ki, po njegovem mnenju, nimajo pojma o upravljanju sprememb. Med tem pa od novega direktorja ne duha ne sluha 

Tam nekje po kosilu, ko produktivnost pade na nič in je internet podjetij zaradi surfanja po družabnih omrežjih na robu zmogljivosti, le pride mail. Pošiljatelj: Direktor Kristijan. Zadeva: Samo brez panike! 

.

.

SAMO BREZ PANIKE! #5 

Sedeč pred računalnikom se Alen zagleda v naslov elektronskega sporočila in se zamisli. Še nikoli ni prejel sporočila neposredno od generalnega direktorja. To mu vzbuja strah. Kaj je sedaj tako pomembnega, da mu piše sam general? Ne ve če je pripravljen na novice. Lahko pač sporočilo “spregleda”.

Zanimivo je, da ljudje v podjetjih pogosto trdijo, da elektronskega sporočila niso prejeli, čeprav so očitno ga. V tem primeru manire poslovnega sveta na Zemlji velevajo, da se pošiljatelj začudi o nedostavljenem sporočilu, ga posreduje še enkrat, preveri po telefonu ali osebno, če ga je prejemnik dobil in se o tem sprenevedanju ne pogovarjata več.  

.

SAMO BREZ PANIKE! #6 

Alen se pripravi na še eno sporočilo brez pomena. V navadi namreč je, da direktor sem in tja napiše kašno sporočilo, kjer se vsem zahvaljuje za delo in poudarja kako vredni so za podjetje. Na koncu sporočila pa naznani, da se ukinja kakšna od ugodnosti in da se iskreno opravičuje ampak je to edina pot za preživetje podjetja in izogib odpuščanju.  

Ampak to sporočilo je drugačno. Kratko, jedrnato in vsebuje sliko: 

Kot ste verjetno že pričakovali, bomo v podjetju izvedli nekaj analiz z namenom izboljšanja poslovanja. Zagotavljam vam, da to ne pomenijo odpuščanja. V snovanje naše nove poti bi vas radi aktivno vključili, zato pričakujte, da vas bomo povabili k sodelovanju. Vse informacije sledijo. Štartamo čez 10 dni 

.

SAMO BREZ PANIKE! #7 

Veličina komunikacije v podjetjih poteka elektronsko. Preko mailov, telefonov, chatov. Pe še vedno ljudje to raje počnejo, ko so s prejemnikom v isti pisarni ali pa vsaj v isti stavbi, kot pa na različnih lokacijah. Ljudje so tukaj res čudni. Ali mail zveni drugače, če je poslan iz sosednje pisarne ali iz sosednje občine? 

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #8 

Ljudje so res čudna bitja. Njihova enota mere sestanek je 1 ura. Če s temo končajo prej, jo raztegnejo tako, da za sestanek porabijo 1 uro. Med tem, ko bi lahko šli, na primer, na pivo.  

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #9 

Ste vedeli, da je v podjetjih na Zemlji normalno, da zaposlen svojemu šefu svoje mnenje pove 1x na leto. Temu ljudje rečejo letni razgovor. Takrat šef ne bo jezen, tudi če mu zaposlen pove kritiko. To bosta zapisala v razvojni načrt in se čez 1 leto o tem spet pogovorila.  

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #10 

Če na Zemlji želiš preživeti potrebuješ denar. Denar pa si prislužiš z delom. To poteka tako, da se prijaviš na delovno mesto, ki ga razpiše podjetje. Nato te pokličejo na razgovor, kjer se hvalijo kaj vse lahko ponudijo in ti se hvališ kako dobro znaš delat. O denarju se neradi pogovarjajo. Plača pride na koncu, ko obema stranema zmanjka samohvale in ugotovita, da, glede na vso samohvalo, le želita sodelovati. Torej, je plačilo sploh pomembno? 

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #11 

Veste koliko podjetja na Zemlji vlagajo v izobraževanja?  Šef je navadno tisti, ki predlaga in odobri izobraževanje posameznika. Kdo pa predlaga in odobri izobraževanja najvišjim šefom?  

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #12 

Na Zemlji je v veljavi najpogosteje 8 urni delovnik. To pomeni, da mora človek v službi sedeti 8 ur. Vsi enako. Za to poskrbijo avtomati na vhodih in izhodih, kjer ljudje zabeležijo svoj prihod in odhod. To pa je podlaga za izplačilo plače. So ljudje torej plačani za delo ali za prisotnost? 

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #13

Reče se jim poročila. To so nekakšni dokumenti, navadno vsebujejo številke. Včasih tudi nekaj malega besedila. Ljudje v organizacijah jih izdelujejo dnevno. Zbirajo številke, preračunavajo, iščejo vzroke za številke in jih zapisujejo v poročila. Višje kot je človek v organizaciji, več poročil navadno napiše. In to dela po navodilih in za šefa. Vendar ko šefa nekaj konkretnega zanima, je najhitrejša pot do informacije klic zaposlenemu.  

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #14 

Tako smo vedno delali in tako bomo delali tudi naprej!  

.

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #15 

Tako, jutri začnemo. S čim? Z izgradnjo kompetenc za upravljanje sprememb.  

Ker so ljudje vizualna bitja, ki rada poslušajo in ko ne morejo poslušati berejo, je vodič po spremembah temu primerno sestavljen.  

Skozi 42 tednov bomo skupaj z vami raziskovali najboljše načine za prilagajanje in upravljanje sprememb. Obdelali bomo 7 poglavij po 6 tednov, skupaj 7×42 dni, skozi katere bomo iskali ultimativen odgovor na večno vprašanje: Zakaj upravljati spremembe.  

.

.

42 dni prvič ali Prvo poglavje ali Pošiljatelji in prejemniki informacij

Eva je poklicana na sestanek s Kristijanom. Založi se z podatki razvoju zaposlenih, izobraževanjih, stroških, aktivnostih in ocenami zaposlenih. Pričakuje, da bo novega direktorja le zanimalo kakšen plan ima HR z izobraževanji za vse spremembe, ki jih je napovedal.    

Začneta s sestankom in Kristijan jo vpraša: “Na katerih projektih me potrebujete in katere in kakšen je komunikacijski plan?”   

Evo je skoraj kap 😮! Vprašanja ni ravno razumela. Kakšen komunikacijski plan? Trenutno je HR obesil informacije na intranet in zaposleni jih tako ali tako niso radi brali. Če pa so jih prebrali, pa navadno sporočila niso razumeli. Zato si z informiranjem, do tega trenutka, ni preveč belila glave.

Video: #KLOPCA 1

Eva rahlo poklapana odide iz sejne sobe. Kristijan jo je s svojo dostopnostjo in proaktivnostjo res presenetil. Ne ve točno kaj naj si misli. Ne ve niti kako naj se teme sploh lot.  

Sesede se za računalnik in začne brskati po internetu. Dobro si je zapomnila! Kristijan je rekel, da morajo predvidene spremembe pravilno planirati in nato tudi izvesti. V brskalnik vpiše: Upravljanje sprememb. Začudena kaj hitro naleti na delavnico na to temo! Osnove! In že brska za termini. “Odlično!” si misli. “Prvi termini so na voljo že v aprilu”.  

Poglej dogodke!

Kaj Kristijan dela prav? In kaj bo Eva spoznala kot eno izmed osnov upravljanja sprememb? 

Ljudje/zaposleni morajo slišati pravo informacijo od pravih ljudi! Vendar pa to ni dovolj. Komunikacija je le ena in niti ne prva komponenta uspešne spremembe.  

Preberi več: Komunikacija ni dovolj!

Me gleda kot tele v nova vrata!

Eva ekipi navdušeno razloži kakšen plan ima Kristijan in kako super je. A ekipa ostane hladna 😒  

Misli si: Zakaj me gledajo kot teleta v nova vrata?  

Ne glede na njeno navdušenje in prepričanje kako je to nekaj kar nujno potrebujejo, je ekipa slišala le:  

  • Imeli boste še več dela  
  • Učiti se boste morali nove programe/sisteme/način dela – torej imeli boste še več dela  
  • Zaradi optimizacije procesov bo sigurno nekdo letel  

____________________________________________________

 Kaj lahko narediš, da se ne znajdeš v podobni situaciji?  

Ekipi jasno predstavi ZAKAJ bo do plana prišlo. 

Povej kaj to pomeni za vsakega posameznika.  

Povej kaj so prednosti plana in kakšna so tveganja, če se plan ne izpelje.  

Ponudi podporo!  

____________________________________________________

Eva se po sestanku zatopi v analizo. Kaj je šlo narobe? Po nekaj minutah tuhtanja, še eni kavi in čokoladici iz avtomata jo prešine. Pa saj oni sploh ne vedo ZAKAJ se bomo plana lotili!

V trenutku se zave, da je svojo ekipo spravila v velik občutek negotovosti. Spodrsljaj želi čim hitreje popraviti. Pobrska med gradivi, ki jih je našla na spletu in najde pravo pomoč.

Kaj komunicira vodja? Prenesi odkljuknico!

Kmalu mora na sestanek s Kristijanom zato Eva vneto študira komunikacijski plan. Zdaj ji je jasno! Ni čudno da do sedaj ni bilo nobenega učinka.  

Komunikacija mora biti osredotočena na ljudi na katere projekt/sprememba vpliva. Ne pa na tehnične podrobnosti kako bo projekt izpeljan in kaj dela projektna ekipa.  

Preberi več: Vaš komunikacijski plan ukazuje ali komunicira?

Kot, da bi govoril steni!

Alen že petič piše navodila za CRM sistem, ki so ga nedavno vpeljali v organizaciji 😒 V sistemu so še vedno le osnovne informacije, ostalo pa si posamezniki vodijo v lokalnih dokumentih 🤬.

Alen si misli: Ali pa če bi govoril steni!

Ljudje so bitja, ki se sprememb bojijo. Prav tako zavračajo skoraj vse, kar jim nekdo vsiljuje.

.

.

____________________________________________________________________________

Kaj lahko narediš, da si prihraniš Alenovo delo?

✅ Jasno definiraj katere so prednosti dogovorjene uporabe (What is in it for me – za vsakega uporabnika).

✅ Pogovori se z uporabniki zakaj se sistem ne uporablja.

✅ Pridobi podporo sponzorja, ki bo aktivno stal za dogovorjeno uporabo.

✅ Uporabnikom predstavi širšo sliko (prednosti uporabe in nevarnosti ob morebitni neuporabi).

_____________________________________________________________________________

Alen ob kavomatu sreča Evo. ☕️ Zaupa ji, da res ne ve več, kaj narediti. Že 100x je vsem vse razložil, pa še vedno nobenega premika.

Eva se zamisli…🤔
Ko pride v pisarno, pobrska po svojih shranjenih dokumentih.🧐

Zdi se ji, da je pred nekaj dnevi naletela na zanimiv prispevek ravno na to temo. Najde ga!🥳

Komunikacija ne sme biti naključna.

Preberi več: 5 Nasvetov za boljšo komunikacijo v času sprememb

Spet bomo gagal!

Ura je 10, Kristijan si kuha drugo kavo, ko prejme nervozen klic člana svoje ekipe: “Sem prav slišal, da projekt zaključujemo 2 tedna prej?” Po pritrdilnem odgovoru mu klicatelj zabrusi: “Jah saj, potem bomo pa spet gagal!” 🤢

Klicatelj je informacijo verjetno izvedel neformalno od sodelavca. Ne ve na čem temelji odločitev, kdo se je tako odločil in zakaj. V tej točki vidi le preveč dela.

.

.

.

___________________________________________________________________

Kako si lahko prihraniš podobne jezne klice?

✅ Bodi pozoren, da ekipa take informacije vedno izve od svojega vodje in/ali sponzorja projekta.

✅ Pri predaji informacije povej ZAKAJ taka odločitev in na podlagi česa je bila sprejeta.

✅ Imej pripravljen plan in ga deli z ekipo.

✅ Ne pusti jih samih!

____________________________________________________________________

[GOSTUJOČE PERO ✒️] Rdeča, rumena, zelena in modra ali kolerik, sangvinik, flegmatik, melanholik. Vsak po svoje zanimiv in vsak po svoje težak, če ga v spremembo vključimo narobe.

Tokrat je naš tedenski prispevek zapisala Anja Žagar

Vsaka ekipa je sestavljena iz različnih tipov osebnosti in to je potrebno upoštevati tudi pri procesu transformacije. Kako vsakega od tipov vključiti v spremembo in s tem omejiti njegov upor ter olajšati delo vsem vpletenim je kar umetnost. Lahko pa si pomagamo z manjšimi triki.

Preberi več: Kako različni tipi osebnosti vidijo spremembo?

______________________________________________________________________

Poglej, zakaj pa ne.

Alen je bil v zadnjih tednih aktiven. Upošteval je Evine nasvete in začel izvajati svoj plan.  

Cilj: pripraviti ljudi do uporabe novega CRM-ja, tako kot je bilo mišljeno in ne več iskati drugih načinov.   

Po začetnih naporih so se že začeli kazati prvi preboji. Prvič je slišal: “Poglej, zakaj pa ne bi poskusil.”  

.

.

.

_______________________________________________________________________

Kako se je Alen prikopal do prvih zmag?  

  Ocenil je stanje in naredil strukturiran plan.   

  Z uporabniki je vzpostavil odprto komunikacijo in odgovoril na njihova vprašanja.  

  Zagotovil si je podporo sponzorja in vodij ter jih vključil v komunikacijo.   

_______________________________________________________________________

Alenu se odkriva nov svet. Med pogovori s sodelavci odkriva celo vrsto težav z novim CRM-jem in celo vrsto rešitev, ki se ponujajo same od sebe. Malo pa je vendarle jezen. Zakaj mu tega nihče ni povedal že prej! 😤

Alen se vseeno zaveda. Ubral je drugo taktiko. Pri pogovoru s sodelavci uporabi 3 magične besede: “Povej mi več”.

Zakaj in kako taki pogovori delujejo in kaj prinesejo s seboj pa podrobneje v tedenskem prispevku: Moč besedne zveze POVEJ MI VEČ!

Od Kje pa zdaj to?

Alen po malici na svoji mizi opazi kupček papirja. Po nekaj minutah ugotovi, da gre za projektni plan projekta, ki ga vodi sodelavec. Zagleda mail: “Živijo, na mizi sem ti pustil projektni plan. Prosim sporoči mi kdaj se lahko dobiva, da ti predam še ostale informacije.” Alen je zmedeno… ni zadovoljen

Misli si: Od kje pa zdaj to?

.

.

_________________________________________________________________________

Kako se lahko, kot vodja, taki situaciji izogneš?

✅ Zaposlenemu prvi poveš o prevzemu projekta.

✅ Razjasniš ZAKAJ prevzema ta projekt in kako bo to vplivalo na druge njegove naloge.

✅ Skupaj preverita časovnico in izvedljivost.

_________________________________________________________________________

Kje je Alenov vodja naredil napako?  

Vsak vodja nenehno žonglira med petimi vlogami. Vse so pomembne in prispevajo k dobrim odnosom, komunikaciji in hitrejšemu doseganju rezultatov.  

Veš katerih 5 ključnih vlog imaš kot vodja? 

Preberi v tedenskem prispevku: 5 pomembnih vlog vodje

Bottom line:

The End:

Zadnjih 42 dni smo se posvečali pošiljateljem in prejemnikom informacij. Skupaj z vami smo napisali prvo poglavje Štoparskega vodnika po spremembah.   

 Alen, Kristijan, Eva in podcenjeni referent HR so nas naučili:  

  Da morajo prave informacije komunicirati pravi ljudje,  

  Da mora biti komunikacija strukturirana in načrtovana,  

  Da naj komunikacijski plan komunicira in ne ukazuje,  

  Da se komunikacijo da z majhnimi prilagoditvami občutno izboljšati,  

  Da se različne tipe osebnosti v spremembo vključujemo različno,  

  In da vodja na enkrat nastopa v kar petih vlogah.   

.

42 dni drugič ali Drugo poglavje ali Upor in cona udobja

Kristijan skliče sestanek vodij. Po mesecu in pol svojega mandata je ugotovil, da njegovi vodje ne razumejo odpora svojih ekip, to pa povzroča številna nezadovoljstva in spore znotraj podjetja.

Vodje pridejo na sestanek židane volje. Vse dokler jih Kristijan ne vpraša: “Kaj ste danes naredili za to, da se zaposleni počutijo razumljene in slišane?”

Obnemijo. V glavi pa se jim odvija monolog: “Kako razumljene? Kaj, slišane? Saj so ja v podjetju zaposleni, so plačani za svoje delo in njihova naloga je, da naredijo, kar se jim reče.”

Kristijan se ob reakciji zave, da ga do agilnosti podjetja čaka še dolga pot.

Več poglej v videu: #KLOPCA 2

Kristijan se zaveda. Nerganje in nasprotovanje zaposlenih ni vedno samo slabo. V njem se skriva zaklad. Pa to vedo tudi njegove vodje?

Preberi kdaj nam upor zaposlenih pride prav!

Pa saj zato so plačani!

Nekaj vodij sedi v kuhinji in srka drugo kavo. Razburjeni so. Pogovor s Kristijanom je v njih vzbudil neko novo zavedanje. Razmišljanje na način:

“Pa saj zaposleni so za svoje delo plačani” se jim začne zdeti najmanj nepravilno, če ne celo čisto napačno.
.

.

.

____________________________________________________________________________________________________________

Kaj je prinesel sestanek?

✅ Vodje svojo vlogo, vidijo v novi luči.

✅ Zavedajo se svojega vpliva na ekipo in podjetje.

✅ Zavedajo se odgovornosti, ki jih prinašajo njihove odločitve.

✅ Zavedajo se tudi odgovornosti glede načina svojega vodenja.

✅ Zavedajo pa se tudi, da je njihov pristop tisti, ki naredi razliko med uspešnim in manj uspešnim projektom.

_____________________________________________________________________________________________________________

[GOSTUJOČE PERO ✒️] Vpogled v svet tipov osebnosti nam razkrije različne razloge upora. Tokrat Anja Žagar o tem, kako omiliti upor posameznih tipov osebnosti.

Preberi v tedenskem prispevku: “NO SIZE FITS ALL”

.

.

.

To sploh ni pomembno!

Vodje so presenečene! In to negativno! Vedno bolj, ko se pogovarjajo s svojimi ekipami ugotavljajo, da zaposleni prioritetnih tem v organizaciji ne vidijo kot pomembne teme. Največkrat jim zaposleni tega sicer ne povedo neposredno. Pri kavomatu pa je stavek: “Pa saj to sploh ni pomembno.” kar pogosto zaznati.  

.

.

.

___________________________________________________________________________________

Kaj lahko kot vodja narediš, da bodo zaposleni razumeli kako pomembna je določena tema?

✅  Z zaposlenimi se o temi pogovori.

✅  Identificiraj kateri gradnik ADKAR modela je kritičen in kje ne dosežejo točke prepreke.

✅  Aktivnosti usmeri v prvi gradnik, ki si ga ocenil s tri ali manj.

✅  Spremljaj napredek.

____________________________________________________________________________________

Kako lahko vodje svoje zaposlene podprejo pri uvedbi nečesa novega? Kako lahko problematična področja spoznamo in zaposlenim pomagamo k uspehu?
Preberi v tedenskem prispevku! 👨‍💻📖

Preberi v tedenskem prispevku: Ne tremo vseh orehov na enak način!

VPRAŠALI SMO VAS….

Kot zunanji opazovalec kaj hitro označimo spodnjo izjavo za nesprejemljivo. Pa vseeno. Sigurno si se že zalotil v situaciji, ko ti je bilo vsaj malo vseeno ali boš neko nalogo opravil ali ne. Kaj se takrat dogaja?

Verjetno si se znašel v situaciji, ko vodje od tebe zahtevajo izvedbo aktivnosti, ki se tebi zdijo nesmiselne, butaste in totalno nepotrebne. Vse to pa nakazuje le na eno stvar in sicer, da ti vodja ni razložil zakaj so aktivnosti potrebne in kaj ter zakaj bo tvoje delo po izvedbi aktivnosti boljše/lažje/hitrejše.

Naš nasvet: Vprašaj ga!

To je tako težko!

Tako, vodja prodaje se je odločil. Od svoje ekipe je hoče spremembe. Vsakodnevno jih preverja in opozarja na nov način dela. Vendar že počasi ne ve več kaj naj. Skoraj vsak dan sliši: “To je tako težko. Star način dela je bil lažji!”
.

.

.

.

________________________________________________________________________

Kako lahko, kot vodja, svojim zaposlenim olajšaš prehod na nov način dela?

✅  Zagotovi psihološko varnost. Poslušaj njihove težave. Zakaj je star način lažji?

✅  Ugotovi katerih znanj ali sposobnosti jim primanjkuje in jih nauči.

✅  Pričakuj realne rezultate v realnih časovnih okvirjih.

✅  Nudi jim konstantno podporo in z njimi komuniciraj transparentno.

_________________________________________________________________________

Po pogovorih z zaposlenimi vodja prodaje opazi rdečo nit. Večina njegove ekipe trdi, da so utrujeni, da je vsega preveč. Pa vendar ve, da samega dela ni toliko.  

Kaj je vodja prodaje spregledal? Kaj zaposlenim manjka za korak naprej?

Preberi v tedenskem prispevku: Trije nasveti, kako spremenimo krizo v priložnost za rast

VPRAŠALI SMO VAS…

Tudi Prosci raziskave dobrih praks kažejo, da je viden in aktiven sponzor najpomembnejši dejavnik uspeha projektov in sprememb.  

Sponzor, vpliva na svoje zaposlene, torej vodje. Vodje pa naprej na svoje ekipe. Kar pomeni, da se odnos, aktivnosti in kultura vodji zrcali navzdol, prav do najnižjih hierarhičnih nivojev.

In ker ima vsak posameznik največ stika s svojim vodjo, je od tega odnosa v večini odvisno njegovo počutje v službi. Tako je vodja tisti, ki ima na odhod ali ne odhod zaposlenega največji vpliv.

Naš nasvet: na svojo ekipo glejte kot na posameznike z individualnimi željami, motivacijami in izzivi. Tako jih boste videli kot ljudi in se z njimi lažje povezali.

Vem kaj ampak ne gre!

Ekipa je bila na izobraževanju. Vedeli so zakaj so tam in nova znanja so jim bila zanimiva. Ekipa se vrne v pisarne in poprime za delo. Sprašujejo se kje se novo pridobljena znanja in trenutni proces srečajo?  

Tako vodja prodaje od svoje ekipe sliši: Vem kaj misliš ampak enostavno ne vem kako naj to naredim.

.

.

_________________________________________________________________________________________

Kje se zatika? Zaposleni se zavedajo, imajo željo in znanje, malo pa jim manjka sposobnosti (Ability). Kaj lahko kot vodja narediš?  

✅  Ugotovi katere sposobnosti ekipe so pomanjkljive.

✅  Delaj z njimi 1:1 v smeri premagovanja sprotnih težav pri uvedbi novih znanj.

✅  Potrudi se vsebinsko razumeti kje imajo problem in videti širšo sliko.

✅  Nudi jim podporo.

__________________________________________________________________________________________

[MISLI STROKOVNJAKA 😎 ] Jaz sem v redu, ti si v redu. Tokrat Tjaša Tomšič o tem kaj gre lahko pri komunikaciji narobe še preden odpremo usta.

Preberi več v tedenskem prispevku: Vsi smo odgovorni!

.

.

VPRAŠALI SMO VAS…

Večna dilema projektnih vodij! Kako podrobno planirati in koliko časa nameniti planiranju  

Resnica je, da plan naredimo zato, da ga nato prilagajamo. Dober plan omogoči strukturo, lahko rečemo temeljno ploščo projekta, zaradi katere lahko ponoči lažje spimo. Plan naredimo zato, da se ob spremembah, ki jih bomo pri projektu sigurno srečali, lažje odločamo kako naprej.

Plan nam zagotovi jasno sliko o:

✅ Kje v procesu projekta se nahajamo.

✅ Kaj je namen in cilj projekta.

✅ Kdo vse je v projekt vpet.

✅ Na koga vse projekt vpliva.

Naš nasvet: Z dobrim in situaciji primernim planom je uspešna izvedba projektnih aktivnosti le še logična posledica.

Vsega je preveč!

Kristijan pogleduje v koledar in razmišlja. V podjetju je večja zmeda, kot jo je pričakoval. Tuhta…  

Poletje je, ljudje so manj motivirani in ekipe zaradi dopustov večinoma bolj “štukajo” delo.

Odloči se!. Vzeli si bodo čas za regeneracijo od novosti. Poskrbel je, da bodo že začete aktivnosti nadaljevali in jih utrjevali. Tako bodo konec poletja fit in spočiti za nove korake.

.

___________________________________________________________________________

Kdaj mora vodja sprejeti tako odločitev in zagotoviti regeneracijo?

✅  Ko zazna utrujenost svojih ljudi.

✅  Ko vidi, da se nekatere teme vrtijo v krogu in jih ekipe niso več sposobne učinkovito zaključevati.

✅  Po velikih spremembah.

✅  Po velikih projektih.

__________________________________________________________________________

[POLETNO BRANJE 🌊📖🌞] Ko vemo, da moramo nekaj narediti, pa tega še kar ne naredimo?  

Zakaj garaža še ni pospravljena, zakaj dieta še ni začeta, zakaj služba še nismo zamenjali in še vrsto odgovorov na podobne situacije se nahaja zbirki knjižic spodaj.

Ljudje potujemo skozi spremembe večinoma po enakem postopku:

✅ Zavedanje, da je akcija potrebna.

✅ Želja in motivacije, da se spremembe/akcije lotimo.

✅ Pridobimo znanje, ki nam bo omogočilo izpeljati začeto.

✅ Aktivacija sposobnosti, ki bo znanje pretočila v dejanske aktivnosti.

✅ Utrjevanje ali vztrajanje pri začetem in končanje akcije.

Poletno branje si lahko preneseš na svoj računalnik, natisneš in prebereš na plaži. 🏖

ADKAR knjižice si prenesi tukaj.

VPRAŠALI SMO VAS…

Vodja pri ljudeh vzbuja motivacijo preko zunanjih motivatorjev: nagrad (plača, pohvala, priznanje). Zunanji motivatorji so navadno manj učinkoviti oziroma s ponavljanjem izgubijo moč.

Notranje motivatorje zaposlenih, pa vodja z motiviranjem težko prebudi. Vežejo se namreč na človekove notranje procese in prepoznavanje notranjega, osebnega namena, ki ga človek čuti ob opravljanju aktivnosti.

Tako vodja ni več motivator, temveč navdihovalec, ki v posamezniku prepozna potrebne osebne lastnosti, namene, cilje in zna zanj ustvariti okolje, kjer bodo njegovi notranji motivatorji gonilna sila napredka.

Bottom line:

The End:

Končuje se drugih 42 dni ali drugo poglavje Štoparskega vodnika po spremembah. Ponovno smo z vami raziskovali zanimivo področje – Upor spremembi in cono udobja.  

Glavni junaki so nas v 6 tednih naučili:

da nam upora zaposlenih lahko pride tudi zelo prav,

da moramo z različnimi tipi osebnosti sodelovati na različne načine,

da imamo na voljo različne prijeme za spopad z uporom spremembi,

da lahko krizo spremenimo tudi v rast,

da smo vsi odgovorni za ustvarjanje prijetnega delovnega okolja,

da so faze spremembe, ki jih človek doživlja predvidljive in vedno enake.

42 dni tretjič ali Tretje poglavje ali Dovljenje za spremembo.

Kristjan in ekipa so nazaj z dopusta. Spočiti in polni energije. Zato ne čakajo niti sekunde in ob vrnitvi že stiskajo glave in kujejo nove plane!

Mi pa jih spremljamo, skozi našo Štoparsko zgodbo. Govorili smo že o komunikaciji in odporu pri zaposlenih, zdaj pa nadaljujemo s 3 poglavjem, ki bo ponovno trajal 42 dni.

Skozi to poglavje se bomo pogovarjali o tem kdo sploh je tisti, ki ima moč v podjetju karkoli spremeniti.

Več o tej temi poglej v videu: #KLOPCA 3

Eva razmišlja o novem sistemu, ki bo bolj učinkovito povezal vse zaposlene. 🤔 💬 Odloči se za nov Sharepoint in vneto začne delati osnutke, kako bodo uvedli nov sistem!

Ampak nekaj, manjka⁉️

In nato jo prešine❗ 💡 Kaj pa, če v celotni proces vključijo še direktorja⁉️ Eva nemudoma pokliče Kristjana❗☎️📲

Kako učinkovito vključiti sponzorja v proces upravljanja sprememb pa preberi v spodnjem prispevku! 📖👇👩‍💻

5 učinkovitih metod, kako aktivno vključiti sponzorja v proces upravljanja sprememb!

Kje je tukaj sponzor?

Eva zaupa izdelavo plana, uvedbe Sharepointa novemu sodelavcu, vodji HR- Janezu.

Ob kavici v miru pregleda načrt, ampak takoj opazi, da nekaj manjka. ☕

Hitro še enkrat preleti načrt in se sprašuje: “Kje je tukaj sponzor⁉️”

Sponzorji so večinsko top managerji v organizaciji, zato je njihova vpetost pri uvajanju sprememb po Prosci raziskavah ključni dejavnik uspeha projekta.

.

____________________________________________________________________________________________________________

Aktivni sponzor bo:

✅ Vključen v celotno organizacijo

✅ Ustvarjal, vodil in vzdrževal mrežo aktivnih in predanih podpornikov sprememb

✅ Komuniciral aktivno z zaposlenimi, kaj pomeni sprememba v organizaciji in spodbudil ostale vodje k ​​sodelovanju in podpori spremembe

✅ Aktivno podpiral projekt

✅ Pojasnil posamezne vloge

✅ Poslušal in se odzval na povratne informacije

____________________________________________________________________________________________________________

Kristjan je postal primarni sponzor pri uvajanju novega Sharepointa❗👨‍💼🗂
Ampak kakšno vlogo ima Kristjan kot sponzor❓

Primarni sponzor je vodja, ki odobri spremembo v organizaciji. Kot prejemnik koristi znotraj organizacije je odgovoren za to, da sprememba uresniči predvidene koristi. Organizacijski nivo, na katerem je sponzor, je odvisen od stopnje tveganja, ki ga prinaša sprememba.

Uspešna vključitev ustreznega sponzorja (vodje) v pobudo vključuje njihovo pripravo in podporo pri aktivnostih, ki jih Prosci imenuje ABC sponzorstva. Le sponzor, ki ima dobro podporo in je na ta način primerno opremljen za podpro spremembi, lahko jasno in v preprostem jeziku artikulira svojo vlogo.

Kaj pa je ABC sponzorstvo❓
Preberi več v našem prispevku: Kakšne so naloge sponzorja?

Kdo je kdo?

Alen pride v pisarno in se udeleži sestanka o uvajanju novega sistema! 👥

Sharepoint bo omogočil boljše povezovanje in večjo preglednost dela. 📝🗃

Med sestankom predstavijo strategijo, kako se bo sistem uvedel in kaj bo nov sistem doprinesel za zaposlene. Ampak Alen je po koncu sestanka še zmeraj zmeden. 🥴 In se sprašuje: “Kdo je kdo?” ter kaj je njihova funkcija ⁉️

Vloga sponzorja je, da jasno opredeli vloge in kaj vloge predstavljajo!

.

_____________________________________________________________________________________________________________

Vloge, ki jih srečamo pri uvajanju sprememb so:

✅ Manager sprememb (Change Practitioner)

✅ Sponzor (Sponsor)

✅ Vodja tima (People manager)

✅ Vodja projekta (Project manager)

✅ Ljudje na katere sprememb vpliva – zaposleni (People)

______________________________________________________________________________________________________________

Veliko tveganje je, da se kot družba pogosto preveč osredotočimo na koncept organizacijske agilnosti, hkrati pa ne razmišljamo o tem, kaj izgradnja agilnost kot taka pomeni.
Izgradnja ključnih kompetenc za uvedbo sprememb, sama po sebi predstavlja spremembo v organizaciji. In ravno izgradnja pravih kompetenc občutno spremeni način upravljanja in uvedbe sprememb.

Kako izgraditi dobre temelje za uspešno uvajanje sprememb v organizaciji?

✅ Zagotovite si PRIMERNE IN UČINKOVITE SPONZORJE

✅ Izgradnja zmožnosti organizacije za upravljanje sprememb je hkrati PROJEKT in SPREMEMBA!

✅ Določite prihodnje stanje organizacije

✅ Pri izgradnji zmogljivosti uvajanja sprememb uporabljajte VEČSTRANSKI PRISTOP

Želiš izvedeti več o vseh nasvetih, ki ti bodo pomagali, da ne narediš napake pri izgradnji organizacijske agilnosti?
Hitro klikni in si preberi več v našem prispevku: 4 nasveti za izgradnjo agilnejše organizacije

Delajo načrt !

Kristjan je pregledal načrt!

Pri pregledovanju je pomislil na vse točke za katere je menil, da niso bile dovolj podrobno razčlenjene!

.

.

Zato je poklical Evo in Janeza in skupaj so pregledali seznam prioritet:

✅ Zaposleni morajo razumeti, da potrebujejo bolj učinkovit sistem, ki povezuje zaposlene.

✅ Poznati morajo vizijo, da s povezovanjem zaposleni pogosteje komunicirajo in bodo projekti posledično bolje izpeljani.

✅ Pripraviti je potrebno so dokumentacijo, vključno z načrtom projekta.

✅ Kristijan in drugi ključni deležniki morajo na prav način komunicirati zakaj je nov sistem pomemben za organizacijo.

✅ Potrebno je načrtovati uporabo večstranskega pristopa pri celotni strukturi upravljanja sprememb za lažjo uvedbo novega sistema.

_____________________________________________________________________________________________________________

Imate na svojem projektu primernega sponzorja, a ta ne zagotavlja prave sponzorske podpore, ki jo potrebujete za uspeh?🤔 🏆

V raziskavah podjetja Prosci o najboljših praksah pri upravljanju sprememb je aktivno in vidno sponzorstvo definirano kot najpomembnejši prispevek k uspehu projekta. 📈

Naveden je kar štirikrat pogosteje kot kateri koli drug dejavnik. Kljub visokemu odstotku projektov, ki imajo imenovanega primarnega sponzorja, mnogim managerjem sprememb za uspeh manjka prav “pravo” in učinkovito sponzorstvo.🧍

ZAKAJ JE PRAVI SPONZOR POMEMBEN⁉️

Če želite razumeti, zakaj je vloga primarnega sponzorja pri doseganju uspeha spremembe pomembna, razmislite kaj ta vloga v resnici pomeni.
Vodje sprememb pri svojem delu potrebujejo primarnega sponzorja v pravem pomenu besede.
Ta mora aktivno izpolnjevati t.i. ABC sponzorstva:

✅ Aktivno in vidno sodelovanje v celotnem projektu.

✅ Izgradnja sponzorske ekipe.

✅ Sporočanje podpore in spodbujanje spremembe pri zaposlenih.

Če je kateri od elementov ABC sponzorstva odsoten, se vodje sprememb pogosto srečajo z naslednjimi posledicami:

❌ Povečan odpor zaposlenih, vključno z ključnimi vodji v organizaciji.

❌ Pomanjkanje virov za podporo projektu.

❌ Počasno sprejetje spremembe ali popolna zavrnitev spremembe s strani nekaterih delov organizacije.

Želiš izvedeti ali imate ob sebi pravega sponzorja?👀 Preberi naš članek: Imate na svoji strani prave ljudi?

Ali je?

Po Kristjanovih predlogih se Eva in Janez spet znajdeta ob kavici in predelujeta osnutke ter izboljšave načrta. Pri pregledovanju ima Eva pomisleke ter si misli: “Ali je?” 🧾 ☕

Ali sta tudi onadva Kristjana opremila z vsem gradivom, ki ga potrebuje kot sponzor?

V naglici gre skozi cel kup papirjev in končno najde seznam! 📋

Odlično!

Eva ga vneto začne brati in z Janezom si zabeležita glavne točke:

✅  Sta Kristjana obvestila o njegovem pomenu za uspešne spremembe?

✅ Ali sta Kristjana opremila za izvajanje ABC-jev sponzorstva?

✅ Ali Kristjan aktivno in vidno sodeluje v celotnem projektu?

✅ Ali Kristjanu omogočata, da ustvari potrebno podporo za uspešno spremembo?

✅  Ali Kristjan učinkovito komunicira z zaposlenimi?

✅ Ali pomagata Kristjanu, da se izogne ​​največjim napakam, ki jih naredijo sponzorji med uvajanjem sprememb?

✅  Ali sta Kristjana v celoti pripravila in opremila za obvladovanje upora?

✅ Je Kristjan pripravljen, voljen in sposoben praznovati in priznavati uspehe?

✅  Ali Kristjan daje prednost pobudi za upravljanje sprememb in s tem povezanim delom?

______________________________________________________________________________________________________________

Ko razmišljamo o vplivih slabega upravljanja spremembe moramo razmišljati tudi o stroških in tveganjih.

Perspektivi stroškov in tveganj lahko obravnavamo na dveh ravneh: raven projekta in raven organizacije.

Čeprav se zdi, da sta vidika stroškov in tveganj iz zornega kota upravljanja sprememb nekoliko neotipljiva in težko merljiva, je resnica drugačna. Oba je moč ne le oceniti, temveč tudi precej natančno izmeriti. Vidika stroškov in tveganj pomembno vplivata na finančno uspešnost projekta in organizacije kot celote.

Primeri stroškov na ravni projekta so lahko:

🔸️Zamude pri projektu
🔸️Zgrešeni projektni mejniki
🔸️Prekoračitev proračuna

Ter tveganja:

🔸️Odpor (aktiven in pasiven)
🔸️Projekt je ustavljen
🔸️Viri niso na voljo

Te zanima kakšni so stroški in tveganja na ravni organizacije? In kateri so tretji stroški, ki se lahko pojavijo?
Preberi naš prispevek 📖
: Stroški in tveganja slabo vodenih sprememb

Pa dajmo!

Načrt je izdelan, zato Kristjan, Eva in Janez skličejo vse vodje na skupni kick off sestanek.

Predstavijo jim uvedbo novega sistem Sharepoint!

Skozi načrt podrobno predstavita, namen uvedbe in njene prednosti ter kakšne vloge bodo imeli vodje ter kako bodo vodili zaposlene skozi načrtovano spremembo!

.

.

Hkrati pa poudarita posledice ter tveganja če ne izboljšajo sodelovanja zaposlenih z novim sistemom: 

  • Izguba investicij
  • Izguba strank
  • Prestavljanja projektov
  • Izguba pomembnih delavcev
  • Stres, zmedenost in utrujenost sodelujočih
  • Stroški  v organizaciji se ne zmanjšajo itd.

______________________________________________________________________________________________________________

Bottom line:

The End:

Zadnjih 42 dni smo se posvečali vlogi sponzorja pri samem procesu uvajanja novih sprememb v organizaciji.
Prav tako smo se dotaknili tem, kot so stroški in tveganja pri upravljanju sprememb ter kako izgraditi uspešno agilnost.
Skupaj z vami smo tako napisali tretje poglavje Štoparskega vodnika po spremembah.  

Alen, Kristijan, Eva ter Janez so nas naučili:

✅ Da mora sponzor biti aktivno vključen v celoten proces upravljanja spremembe

✅ Da mora sponzor zgraditi koalicijo sponzorjev z drugimi vodji podjetja

✅ Da mora sponzor aktivno podpirati spremembo

✅ Da mora sponzor vedeti kakšne so njegove vloge in je vedno up-to-date

✅ Da moramo biti pozorni na stroške in tveganja, ki se lahko pripetijo pri uvajanju sprememb

✅ Da pri izgradnji zmogljivosti uvajanja sprememb uporabljamo VEČSTRANSKI PRISTOP

Ampak to še ni konec in naši junaki že stiskajo glave ter pišejo nove zgodbe skozi katere se bodo naučili marsikaj novega!

Spremljal nas in se uči z njimi!

Se nadaljuje…

Želiš biti na tekočem? Prijavi se na redno lansiranje znanja neposredno na tvoj telefon ali računalnik

Sledi nam na:

LinkedIn

Facebook

Instagram

Ali

pa prigode, razmišljanja in rešitve naših junakov ter vrsto uporabnih vsebin naročiš kar na svoj elektronski naslov: