Alen

Tipičen Slovenec srednjih let, zaposlen v večjem podjetju na sicer strokovnem, vendar ne vodilnem delovnem mestu. Alenu služba predstavlja finančno varnost, s sodelavci se solidno razume, naredi kar mu je naročeno in se ne izpostavlja preveč. V trenutnem življenju in službi mu je udobno in si ne želi sprememb.

Kristijan

Ne tako tipičen pripadnik svoje generacije. Za seboj ima že nekaj direktorskih pozicij na katerih si je vedno prizadeval za dobro podjetja in njegovih zaposlenih. Čeprav ima za sabo že bogato kariero, se nenehno izobražuje in sledi novostim na področju vodenja in drugih povezanih tem.

Podcenjeni referent HR

Mlajši sodelavec v kadrovskem oddelku, ki svoje delo opravi hitro in natančno ter mu tako ostane skoraj 50% časa za kofetkanje s sodelavkami in sodelavci. Posledično je na tekočem z vsemi govoricami, najsi bodo resnične ali ne. Tako v službi kot v zasebnem življenju se rad zabavain tako skrbi tudi za službene teambuildinge in druga druženja.

Eva

Ženska srednjih let, z veliko let izkušenj na področju HR. Trenutno je vodja razvoja in izobraževanj. Je skrbna, delovna, za svojo ekipo se vedno izjemno potrudi in ljudje na splošno ji veliko pomenijo. Rada se uči in dela dobro, vendar je v zadnjih letih, zaradi neslišanosti v podjetju, malo otopela. Nehala je posredovati ideje in delala večinoma po navodilih šefov.

Kaj je smisel vsega? Zakaj počnemo to kar počnemo? In zakaj to počnemo tako kot počnemo?

Douglas Adams se je v zbirki knjig Štoparski vodnik po galaksiji, trilogiji v petih delih, spraševal podobna vprašanja. Na Zemljo je pogledal skozi oči »neodvisnega« opazovalca, ki je po spletu nesrečnih okoliščin obtičal na Zemlji 15 let. Njegova naloga je bila pisanje Štoparskega vodnika po galaksiji in raziskovanje različnih planetov.

Zgodba razkrije marsikateri nesmisel v komunikaciji, dejanjih, odnosih in drugih področjih človeškega vsakdana. Prav tako v perspektivo postavi pomembnost dogodkov za posameznika in njegove reakcije.

In kaj ima to s čimerkoli?

Našo zgodbo smo postavili po vzoru Douglasa Adamsa in prevzeli njegovo perspektivo »neodvisnega« opazovalca. Tokrat ne človeške rase, temveč podjetniškega in korporativnega sveta. Skozi pripovedi, opažanja in ugotovitve našega opazovalca bomo razkrivali smisle in nesmisle današnjega poslovnega sveta, se spraševali o njihovih vzrokih in namenih ter iskali potencialne rešitve.

Vabljeni, da se nam pridružite na Štoparskem popotovanju skozi spremembe. Vsakih 6 tednov bomo pritisnili rdeč gumb in se preselili v drugo galaksijo istega vesolja, kjer se bomo spopadali vsakič z novim vidikom upravljanja sprememb.

Pa začnimo:

SAMO BREZ PANIKE! #1 

Na neko četrtkovo jutro, ne daleč od poletja, na Zemlji, Alen vstopi v pisarno. Jutro izgleda kot vsako drugo jutro. Sodelavci že sedijo pri mizah, saj seveda Alen zamuja. Ni mu ravno jasno zakaj bi moral priti v pisarno ob 8ih, če se vse pomembne stvari začno dogajati šele ob 10ih. Nato pa popoldan šef, po navadi, prihrumi ob 16ih s pomembno nalogo, ki je tako pomembna, da jo je potrebno narediti takoj zdaj, saj bo drugače njegov šef zamudil z oddajo te stvari za katero ve že vsaj 3 tedne, da jo mora oddati.  

.

.

SAMO BREZ PANIKE! #2 

Lahko bi rekli, da se je Alen to jutro počutil enako nesmiselno, kot vsa druga jutra. Vzel je svojo šalico, odšel v kuhinjo in začel s pripravo kave. Fenomen kavomata je naredil svoje in že je ob njem stal podcenjeni referent iz HR, ki ga je vedro pozdravil: “O Alen, pripravljen za danes”?  

Fenomen kavomata je situacija v večini podjetij, kjer si zaposleni, kot družabni dogodek in ritual povezovanja ob kavomatu delijo novice, ki so jih prejeli od vodij ali pa slišali od sodelavcev. Nemalokrat so novice napihnjene, spremenjene ali celo čisto prirejene.  

.

SAMO BREZ PANIKE! #3 

Alen se niti ni pretirano zmenil za njegove besede, saj je podcenjen referent HR vedno tisti, ki ve vse kaj se dogaja, se je zgodilo, se bo zgodilo in se bo potencialno zgodilo v podjetju. Ker pa so te informacije navadno prepletene in sestavljene iz govoric, jih Alen jemlje z rezervo. Pa ga vendarle zanima: “Kaj pa je danes?”. Podcenjeni referent HR odgovori: “Kako kaj je danes! Danes nastopi nov generalni direktor!” Alen se zamisli in ugotovi, da ima danes res v koledarju vnos “POMLADNA ŠOLA UPRAVLJANJA SPREMEMB” ob 18:30. To je prvi del izobraževanja, za katerega niti ne ve zakaj mora biti tam. Verjetno je povezano s tem.   

.

.

SAMO BREZ PANIKE! #4 

Alen je zmeden. Za njim je prvi del Pomladne šole upravljanja sprememb. Še 4 deli so pred njim. Tema mu je sicer zanimiva vendar nikakor ne ve zakaj hodi na izobraževanje on in ne njegovi šefi, ki, po njegovem mnenju, nimajo pojma o upravljanju sprememb. Med tem pa od novega direktorja ne duha ne sluha 

Tam nekje po kosilu, ko produktivnost pade na nič in je internet podjetij zaradi surfanja po družabnih omrežjih na robu zmogljivosti, le pride mail. Pošiljatelj: Direktor Kristijan. Zadeva: Samo brez panike! 

.

.

SAMO BREZ PANIKE! #5 

Sedeč pred računalnikom se Alen zagleda v naslov elektronskega sporočila in se zamisli. Še nikoli ni prejel sporočila neposredno od generalnega direktorja. To mu vzbuja strah. Kaj je sedaj tako pomembnega, da mu piše sam general? Ne ve če je pripravljen na novice. Lahko pač sporočilo “spregleda”.

Zanimivo je, da ljudje v podjetjih pogosto trdijo, da elektronskega sporočila niso prejeli, čeprav so očitno ga. V tem primeru manire poslovnega sveta na Zemlji velevajo, da se pošiljatelj začudi o nedostavljenem sporočilu, ga posreduje še enkrat, preveri po telefonu ali osebno, če ga je prejemnik dobil in se o tem sprenevedanju ne pogovarjata več.  

.

SAMO BREZ PANIKE! #6 

Alen se pripravi na še eno sporočilo brez pomena. V navadi namreč je, da direktor sem in tja napiše kašno sporočilo, kjer se vsem zahvaljuje za delo in poudarja kako vredni so za podjetje. Na koncu sporočila pa naznani, da se ukinja kakšna od ugodnosti in da se iskreno opravičuje ampak je to edina pot za preživetje podjetja in izogib odpuščanju.  

Ampak to sporočilo je drugačno. Kratko, jedrnato in vsebuje sliko: 

Kot ste verjetno že pričakovali, bomo v podjetju izvedli nekaj analiz z namenom izboljšanja poslovanja. Zagotavljam vam, da to ne pomenijo odpuščanja. V snovanje naše nove poti bi vas radi aktivno vključili, zato pričakujte, da vas bomo povabili k sodelovanju. Vse informacije sledijo. Štartamo čez 10 dni 

.

SAMO BREZ PANIKE! #7 

Veličina komunikacije v podjetjih poteka elektronsko. Preko mailov, telefonov, chatov. Pe še vedno ljudje to raje počnejo, ko so s prejemnikom v isti pisarni ali pa vsaj v isti stavbi, kot pa na različnih lokacijah. Ljudje so tukaj res čudni. Ali mail zveni drugače, če je poslan iz sosednje pisarne ali iz sosednje občine? 

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #8 

Ljudje so res čudna bitja. Njihova enota mere sestanek je 1 ura. Če s temo končajo prej, jo raztegnejo tako, da za sestanek porabijo 1 uro. Med tem, ko bi lahko šli, na primer, na pivo.  

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #9 

Ste vedeli, da je v podjetjih na Zemlji normalno, da zaposlen svojemu šefu svoje mnenje pove 1x na leto. Temu ljudje rečejo letni razgovor. Takrat šef ne bo jezen, tudi če mu zaposlen pove kritiko. To bosta zapisala v razvojni načrt in se čez 1 leto o tem spet pogovorila.  

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #10 

Če na Zemlji želiš preživeti potrebuješ denar. Denar pa si prislužiš z delom. To poteka tako, da se prijaviš na delovno mesto, ki ga razpiše podjetje. Nato te pokličejo na razgovor, kjer se hvalijo kaj vse lahko ponudijo in ti se hvališ kako dobro znaš delat. O denarju se neradi pogovarjajo. Plača pride na koncu, ko obema stranema zmanjka samohvale in ugotovita, da, glede na vso samohvalo, le želita sodelovati. Torej, je plačilo sploh pomembno? 

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #11 

Veste koliko podjetja na Zemlji vlagajo v izobraževanja?  Šef je navadno tisti, ki predlaga in odobri izobraževanje posameznika. Kdo pa predlaga in odobri izobraževanja najvišjim šefom?  

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #12 

Na Zemlji je v veljavi najpogosteje 8 urni delovnik. To pomeni, da mora človek v službi sedeti 8 ur. Vsi enako. Za to poskrbijo avtomati na vhodih in izhodih, kjer ljudje zabeležijo svoj prihod in odhod. To pa je podlaga za izplačilo plače. So ljudje torej plačani za delo ali za prisotnost? 

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #13

Reče se jim poročila. To so nekakšni dokumenti, navadno vsebujejo številke. Včasih tudi nekaj malega besedila. Ljudje v organizacijah jih izdelujejo dnevno. Zbirajo številke, preračunavajo, iščejo vzroke za številke in jih zapisujejo v poročila. Višje kot je človek v organizaciji, več poročil navadno napiše. In to dela po navodilih in za šefa. Vendar ko šefa nekaj konkretnega zanima, je najhitrejša pot do informacije klic zaposlenemu.  

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #14 

Tako smo vedno delali in tako bomo delali tudi naprej!  

.

.

.

.

.

SAMO BREZ PANIKE #15 

Tako, jutri začnemo. S čim? Z izgradnjo kompetenc za upravljanje sprememb.  

Ker so ljudje vizualna bitja, ki rada poslušajo in ko ne morejo poslušati berejo, je vodič po spremembah temu primerno sestavljen.  

Skozi 42 tednov bomo skupaj z vami raziskovali najboljše načine za prilagajanje in upravljanje sprememb. Obdelali bomo 7 poglavij po 6 tednov, skupaj 7×42 dni, skozi katere bomo iskali ultimativen odgovor na večno vprašanje: Zakaj upravljati spremembe.  

.

.

42 dni prvič ali Prvo poglavje ali Pošiljatelji in prejemniki informacij

Eva je poklicana na sestanek s Kristijanom. Založi se z podatki razvoju zaposlenih, izobraževanjih, stroških, aktivnostih in ocenami zaposlenih. Pričakuje, da bo novega direktorja le zanimalo kakšen plan ima HR z izobraževanji za vse spremembe, ki jih je napovedal.    

Začneta s sestankom in Kristijan jo vpraša: “Na katerih projektih me potrebujete in katere in kakšen je komunikacijski plan?”   

Evo je skoraj kap 😮! Vprašanja ni ravno razumela. Kakšen komunikacijski plan? Trenutno je HR obesil informacije na intranet in zaposleni jih tako ali tako niso radi brali. Če pa so jih prebrali, pa navadno sporočila niso razumeli. Zato si z informiranjem, do tega trenutka, ni preveč belila glave.

Video: #KLOPCA

Eva rahlo poklapana odide iz sejne sobe. Kristijan jo je s svojo dostopnostjo in proaktivnostjo res presenetil. Ne ve točno kaj naj si misli. Ne ve niti kako naj se teme sploh lot.  

Sesede se za računalnik in začne brskati po internetu. Dobro si je zapomnila! Kristijan je rekel, da morajo predvidene spremembe pravilno planirati in nato tudi izvesti. V brskalnik vpiše: Upravljanje sprememb. Začudena kaj hitro naleti na delavnico na to temo! Osnove! In že brska za termini. “Odlično!” si misli. “Prvi termini so na voljo že v aprilu”.  

Poglej dogodke!

Kaj Kristijan dela prav? In kaj bo Eva spoznala kot eno izmed osnov upravljanja sprememb? 

Ljudje/zaposleni morajo slišati pravo informacijo od pravih ljudi! Vendar pa to ni dovolj. Komunikacija je le ena in niti ne prva komponenta uspešne spremembe.  

Preberi več: Komunikacija ni dovolj!

Me gleda kot tele v nova vrata!

Eva ekipi navdušeno razloži kakšen plan ima Kristijan in kako super je. A ekipa ostane hladna 😒  

Misli si: Zakaj me gledajo kot teleta v nova vrata?  

Ne glede na njeno navdušenje in prepričanje kako je to nekaj kar nujno potrebujejo, je ekipa slišala le:  

  • Imeli boste še več dela  
  • Učiti se boste morali nove programe/sisteme/način dela – torej imeli boste še več dela  
  • Zaradi optimizacije procesov bo sigurno nekdo letel  

____________________________________________________

 Kaj lahko narediš, da se ne znajdeš v podobni situaciji?  

Ekipi jasno predstavi ZAKAJ bo do plana prišlo. 

Povej kaj to pomeni za vsakega posameznika.  

Povej kaj so prednosti plana in kakšna so tveganja, če se plan ne izpelje.  

Ponudi podporo!  

____________________________________________________

Eva se po sestanku zatopi v analizo. Kaj je šlo narobe? Po nekaj minutah tuhtanja, še eni kavi in čokoladici iz avtomata jo prešine. Pa saj oni sploh ne vedo ZAKAJ se bomo plana lotili!

V trenutku se zave, da je svojo ekipo spravila v velik občutek negotovosti. Spodrsljaj želi čim hitreje popraviti. Pobrska med gradivi, ki jih je našla na spletu in najde pravo pomoč.

Kaj komunicira vodja? Prenesi odkljuknico!

Kmalu mora na sestanek s Kristijanom zato Eva vneto študira komunikacijski plan. Zdaj ji je jasno! Ni čudno da do sedaj ni bilo nobenega učinka.  

Komunikacija mora biti osredotočena na ljudi na katere projekt/sprememba vpliva. Ne pa na tehnične podrobnosti kako bo projekt izpeljan in kaj dela projektna ekipa.  

Preberi več: Vaš komunikacijski plan ukazuje ali komunicira?

Kot, da bi govoril steni!

Alen že petič piše navodila za CRM sistem, ki so ga nedavno vpeljali v organizaciji 😒 V sistemu so še vedno le osnovne informacije, ostalo pa si posamezniki vodijo v lokalnih dokumentih 🤬.

Alen si misli: Ali pa če bi govoril steni!

Ljudje so bitja, ki se sprememb bojijo. Prav tako zavračajo skoraj vse, kar jim nekdo vsiljuje.

.

.

____________________________________________________________________________

Kaj lahko narediš, da si prihraniš Alenovo delo?

✅ Jasno definiraj katere so prednosti dogovorjene uporabe (What is in it for me – za vsakega uporabnika).

✅ Pogovori se z uporabniki zakaj se sistem ne uporablja.

✅ Pridobi podporo sponzorja, ki bo aktivno stal za dogovorjeno uporabo.

✅ Uporabnikom predstavi širšo sliko (prednosti uporabe in nevarnosti ob morebitni neuporabi).

_____________________________________________________________________________

Alen ob kavomatu sreča Evo. ☕️ Zaupa ji, da res ne ve več, kaj narediti. Že 100x je vsem vse razložil, pa še vedno nobenega premika.

Eva se zamisli…🤔
Ko pride v pisarno, pobrska po svojih shranjenih dokumentih.🧐

Zdi se ji, da je pred nekaj dnevi naletela na zanimiv prispevek ravno na to temo. Najde ga!🥳

Komunikacija ne sme biti naključna.

Preberi več: 5 Nasvetov za boljšo komunikacijo v času sprememb

Spet bomo gagal!

Ura je 10, Kristijan si kuha drugo kavo, ko prejme nervozen klic člana svoje ekipe: “Sem prav slišal, da projekt zaključujemo 2 tedna prej?” Po pritrdilnem odgovoru mu klicatelj zabrusi: “Jah saj, potem bomo pa spet gagal!” 🤢

Klicatelj je informacijo verjetno izvedel neformalno od sodelavca. Ne ve na čem temelji odločitev, kdo se je tako odločil in zakaj. V tej točki vidi le preveč dela.

.

.

.

___________________________________________________________________

Kako si lahko prihraniš podobne jezne klice?

✅ Bodi pozoren, da ekipa take informacije vedno izve od svojega vodje in/ali sponzorja projekta.

✅ Pri predaji informacije povej ZAKAJ taka odločitev in na podlagi česa je bila sprejeta.

✅ Imej pripravljen plan in ga deli z ekipo.

✅ Ne pusti jih samih!

____________________________________________________________________

[GOSTUJOČE PERO ✒️] Rdeča, rumena, zelena in modra ali kolerik, sangvinik, flegmatik, melanholik. Vsak po svoje zanimiv in vsak po svoje težak, če ga v spremembo vključimo narobe.

Tokrat je naš tedenski prispevek zapisala Anja Žagar

Vsaka ekipa je sestavljena iz različnih tipov osebnosti in to je potrebno upoštevati tudi pri procesu transformacije. Kako vsakega od tipov vključiti v spremembo in s tem omejiti njegov upor ter olajšati delo vsem vpletenim je kar umetnost. Lahko pa si pomagamo z manjšimi triki.

Preberi več: Kako različni tipi osebnosti vidijo spremembo?

______________________________________________________________________

Poglej, zakaj pa ne.

Alen je bil v zadnjih tednih aktiven. Upošteval je Evine nasvete in začel izvajati svoj plan.  

Cilj: pripraviti ljudi do uporabe novega CRM-ja, tako kot je bilo mišljeno in ne več iskati drugih načinov.   

Po začetnih naporih so se že začeli kazati prvi preboji. Prvič je slišal: “Poglej, zakaj pa ne bi poskusil.”  

.

.

.

_______________________________________________________________________

Kako se je Alen prikopal do prvih zmag?  

  Ocenil je stanje in naredil strukturiran plan.   

  Z uporabniki je vzpostavil odprto komunikacijo in odgovoril na njihova vprašanja.  

  Zagotovil si je podporo sponzorja in vodij ter jih vključil v komunikacijo.   

_______________________________________________________________________

Alenu se odkriva nov svet. Med pogovori s sodelavci odkriva celo vrsto težav z novim CRM-jem in celo vrsto rešitev, ki se ponujajo same od sebe. Malo pa je vendarle jezen. Zakaj mu tega nihče ni povedal že prej! 😤

Alen se vseeno zaveda. Ubral je drugo taktiko. Pri pogovoru s sodelavci uporabi 3 magične besede: “Povej mi več”.

Zakaj in kako taki pogovori delujejo in kaj prinesejo s seboj pa podrobneje v tedenskem prispevku: Moč besedne zveze POVEJ MI VEČ!

Od Kje pa zdaj to?

Alen po malici na svoji mizi opazi kupček papirja. Po nekaj minutah ugotovi, da gre za projektni plan projekta, ki ga vodi sodelavec. Zagleda mail: “Živijo, na mizi sem ti pustil projektni plan. Prosim sporoči mi kdaj se lahko dobiva, da ti predam še ostale informacije.” Alen je zmedeno… ni zadovoljen

Misli si: Od kje pa zdaj to?

.

.

_________________________________________________________________________

Kako se lahko, kot vodja, taki situaciji izogneš?

✅ Zaposlenemu prvi poveš o prevzemu projekta.

✅ Razjasniš ZAKAJ prevzema ta projekt in kako bo to vplivalo na druge njegove naloge.

✅ Skupaj preverita časovnico in izvedljivost.

_________________________________________________________________________

Kje je Alenov vodja naredil napako?  

Vsak vodja nenehno žonglira med petimi vlogami. Vse so pomembne in prispevajo k dobrim odnosom, komunikaciji in hitrejšemu doseganju rezultatov.  

Veš katerih 5 ključnih vlog imaš kot vodja? 

Preberi v tedenskem prispevku: 5 pomembnih vlog vodje

Bottom line:

The End:

Zadnjih 42 dni smo se posvečali pošiljateljem in prejemnikom informacij. Skupaj z vami smo napisali prvo poglavje Štoparskega vodnika po spremembah.   

 Alen, Kristijan, Eva in podcenjeni referent HR so nas naučili:  

  Da morajo prave informacije komunicirati pravi ljudje,  

  Da mora biti komunikacija strukturirana in načrtovana,  

  Da naj komunikacijski plan komunicira in ne ukazuje,  

  Da se komunikacijo da z majhnimi prilagoditvami občutno izboljšati,  

  Da se različne tipe osebnosti v spremembo vključujemo različno,  

  In da vodja na enkrat nastopa v kar petih vlogah.   

.

42 dni drugič ali Drugo poglavje ali Upor in cona udobja

Se nadaljuje…

Želiš biti na tekočem? Prijavi se na redno lansiranje znanja neposredno na tvoj telefon ali računalnik

Sledi nam na:

LinkedIn

Facebook

Instagram

Ali

pa prigode, razmišljanja in rešitve naših junakov ter vrsto uporabnih vsebin naročiš kar na svoj elektronski naslov: