KAJ JE ADKAR

Model ADKAR®, ki ga je ustvaril ustanovitelj podjetja Prosci® Jeff Hiatt, je ciljno usmerjen model upravljanja sprememb, ki se uporablja v procesu in organizacijskih sprememb. Temelji na preprosti ideji, da je mogoče organizacijsko spremembo doseči z osebnimi spremembami. Organizacijska sprememba se zgodi, ko ljudje svoje delo opravljajo drugače. Da bi to dosegli, se morajo sami spremeniti.

Črke ADKAR predstavljajo 5 stopenj procesa sprememb na nivoju posameznika. To so mejniki, ki jih morajo ljudje doseči, da se spremenijo in da sprememba traja. Začne se z zavedanjem (Awareness), zakaj je sprememba potrebna, željo (Desire), da bi bili del spremembe, znanjem (Knowledge), da vemo, kaj je treba storiti, in sposobnostjo (Ability), da to dejansko storimo. Na tej stopnji se sprememba zgodi in zadnji korak je utrjevanje (Reinforcement), da bo sprememba trajala.

5 milestones of ADKAR
Best-practices-in-change-management

MODEL, KI TEMELJI NA NAJBOLJŠIH PRAKSAH

Model ADKAR® temelji na 20-letnih raziskavah, v katerih je sodelovalo preko 4500 udeležencev. Model in metodologija sta edinstvena in izhajata iz skupnih lekcij »lessons learned«, ki jih po vsem svetu izvajajo strokovnjaki za upravljanje sprememb. Glede na raziskave je 97 % udeležencev izjavilo, da je ADKAR® delno ali izjemno učinkovit kot strukturiran pristop k upravljanju sprememb.

  • Model ADKAR® se osredotoča na spodbujanje sprememb na nivoju posameznikov za doseganje organizacijskih rezultatov.
  • Kot ciljno usmerjen model postavlja jasne cilje upravljanja sprememb in merljive rezultate.
  • Preprost okvir je uporabniku prijazen in je namenjen vsem, ki sodelujejo pri upravljanju sprememb. Vsem v organizaciji ponuja razumljiv jezik, s katerim lahko opišejo spremembe in razpravljajo o njih.
  • Model gre z roko v roki s projektnim vodenjem. Rezultat projektnega vodenja je uspešen projekt, ki prinaša rešitev, medtem ko se model osredotoča na sprejemanje in uporabo.

ČLOVEŠKA PLAT SPREMEMBE

Prosci raziskava je pokazala, da je najpogostejši razlog za neuspeh projektov človeška plat spremembe. Vsi smo se že srečali s projekti, v katerih je bil projektni cilj sicer dosežen, a ni prinašal želene poslovne dobrobiti. Organizacije pogosto vlagajo samo v tehnično plat nove rešitve, a posvečajo premalo pozornosti ljudem, ki bodo morali to spremembo spraviti v življenje z drugačnim načinom dela.

Obvladovanje organizacijskih sprememb je veliko bolj uspešno, če se vodje zavedajo kako sprememba vpliva na posameznike in kako se realizira preko teh ljudi. Obstajajo metodologija, modeli in orodja, ki vodjem pomagajo aktivno vključiti deležnike v proces spremembe in upravljati odpor posameznikov. Organizacijo tvorijo posamezniki in organizacijska sprememba je sestavljena iz sprememb, ki se zgodijo na nivoju posameznikov.

SPREMEMBA JE PROCES

Model ADKAR® je procesno usmerjen pristop. Model predstavlja pet mejnikov posameznikove poti skozi proces sprememb, ki so spadajo v tri stanja spremembe.

V TRENUTNEM stanju sprememb je pomembno prepoznati potrebo po spremembi, razumeti, kaj bo sprememba prinesla ali kaj se bo zgodilo, če se sprememba ne bo zgodila. Pomembno je, da vpleteni posamezniki aktivno podpirajo proces sprememb in v njem sodelujejo.

V PREHODNEM stanju je poudarek na opolnomočenju ljudi, da se spopadejo s spremembo. Pomembno je, da vedo kaj storiti in da lahko razvijejo potrebne veščine in obnašanja ter tako uspešno premostijo to stanje.

V PRIHODNJEM stanju gre za ohranjanje spremembe. V človeški naravi je, da se vedno vračamo v znano okolje, in zato je zelo pomembno utrditi spremembe za dosego želenih rezultatov.

UVAJANJE SPREMEMB

Uspešna sprememba zahteva integracijo upravljanja sprememb na nivoju posameznikov z organizacijskim upravljanjem sprememb. Prosci ponuja še eno komponento metodologije, znano kot 3-fazni proces.

3-fazni proces zagotavlja strateški in postopni pristop k upravljanju organizacijskih sprememb. Povezava med posameznim in organizacijskim upravljanjem sprememb je tisto, kar razlikuje metodologijo Prosci od drugih in zaradi česar je vodilna metodologija na svetu.

5 milestones of ADKAR

3-FAZNI PROCES

3-fazni proces je struktura za organizacijske spremembe. Vključuje na raziskavah utemeljene ocene in modele, ki jih lahko vodje projektov ali sprememb uporabijo za izvajanje iniciativ za spremembe 

3 faze so: 

  1. priprava na spremembe 
  2. upravljanje sprememb 
  3. utrjevanje sprememb 

Prosci vsaki dve leti metodologijo obnovi glede na ugotovitve Primerjalnega poročila o najboljših praksah pri upravljanju sprememb. To izvajalcem sprememb omogoča, da sledijo najboljšim pristopom na področju.

FAZA 1 – PRIPRAVA NA SPREMEMBO

V prvi fazi se člani ekipe za uvajanje sprememb in projektne ekipe pripravijo za oblikovanje načrtov upravljanja spremembe in ključno je, da razumejo situacijo, s katero se spopadajo. Pri oceni trenutnega stanja si lahko pomagajo z:

Oceno sprememb – obseg, število vključenih udeležencev, tip sprememb, količina sprememb glede na trenutno stanje.

Oceno organizacije – kultura in sistem vrednot, zmožnosti za spremembe, vodstveni stili in distribucija moči, preostanek učinkov preteklih sprememb, predispozicije za spremembe med srednjim managementom, pripravljenost na spremembe med uslužbenci.

Rezultati te faze so:

  • Profil spremembe (značilnosti),
  • profil organizacije – ta nam pove, kakšna je pripravljenost organizacije na uvajanje sprememb,
  • struktura ekipe za upravljanje sprememb,
  • ocena, struktura in vloga sponzorjev,
  • ocena učinka,
  • strategija upravljanja sprememb.

FAZA 2 – UPRAVLJANJE SPREMEMB

Z informacijami, zbranimi v prvi fazi, se ekipa za upravljanje sprememb in projektna ekipa osredotočita na ustvarjanje načrtov in njihovo integracijo v projektni načrt. Načrti so namenjeni posameznikom, na katere projekt vpliva. Ti načrti jim pomagajo pri prehodu skozi model ADKAR®:

KOMUNIKACIJSKI NAČRT

Ta načrt poskuša odgovoriti na potencialna vprašanja zaposlenih in zagotavlja, da pravi pošiljatelj pošilja pravo sporočilo pravemu občinstvu ob pravem času in skozi prave kanale.

NAČRT DELOVANJA SPONZORJEV

Vse primerjalne študije najboljših Prosci praks kažejo, da je aktivna in vidna podpora največji splošni doprinos uspehu. Višje vodstvo spremembi doda avtoriteto in legitimnost. Načrt oriše specifična dejanja, ki se jih morajo vodje posluževati, da postanejo odlični sponzorji.

NAČRT COACHINGA

Managerji in nadzorniki so zaposlenim najbližje in so ključni zavezniki v procesu spremembe. Pridobiti morajo veščine in orodja za učinkovit coaching zaposlenih. Coaching poteka na dveh ravneh: kot individualni coaching in kot skupinski coaching.

NAČRT USPOSABLJANJA

Usposabljanje je nujen in pogosto uporabljen pristop, a sam po sebi ni dovolj za uspešno spremembo. Ta načrt dokumentira pogoje, potrebne za uspešno tranzicijo posameznikov, in zagotavlja, da usposabljanje vključuje dovolj razumevanja.

NAČRT ZA UPRAVLJANJE ODPORA

Odpor je naravni odgovor na spremembo. Ta načrt ekipam pomaga pri proaktivnem blaženju in reakciji na odpor. Vključuje proaktivno in reaktivno upravljanje odpora. Odpor je mogoče preprečiti oz. vsaj minimizirati njegov učinek na projekt.

FAZA 3 – UTRJEVANJE SPREMEMBE

Pogosto spregledana, a ključna faza procesa je utrjevanje spremembe. Tretja faza pomaga ekipam za spremembo in projekte razviti mehanizme za merjenje, kako dobro se je sprememba uveljavila. Za to so potrebna nova obnašanja in nove veščine. Pomembno je identificirati in premostiti vrzeli, če se te pojavijo.

V tej fazi se:

  • merijo spremembe obnašanja
  • razvijejo delovni načrti za odpravo napak
  • postavijo mehanizmi za utrditev
  • prepozna dobro delo posameznikov ali skupin
  • proslavlja uspeh
  • podrobno pregledajo načini upravljanja sprememb za prihodnje projekte