Glavni cilj upravljanja sprememb je doseganje rezultatov in uspehov organizacije z vključevanjem in navdihovanjem zaposlenih za prilagoditev na nove načine dela.
Ne glede na to ali spreminjamo procese, delovna mesta, organizacijsko strukturo ali pa vse našteto, je lahko projekt oziroma iniciativa uspešna le, če posamezniki spremenijo svoje obnašanje oziroma način dela. To je tudi osnova upravljanja sprememb. Zato morajo za uspešno upravljanje sprememb sodelovati vsi ključni ljudje v organizaciji.
Podobno, kot so za uspešen film potrebni igralci, scenografi, kostumografi, režiser, snemalci, obdelava zvoka ter slike in ostali, od katerih vsak prispeva svoj talent in znanje z namenom končnega skupnega uspeha, tako upravljanje sprememb zahteva sodelovanje posameznikov na ključnih položajih v organizaciji. Posamezniki morajo aktivno sodelovati pri spremembi in usklajevati aktivnosti. To velja za ključne vloge celotne hierarhije od najvišjih nivojev vodij do zaposlenih, ki pokrivajo prve bojne linije podjetja. Za podporo zaposlenim v procesu spremembe je znotraj organizacije zadolžena celotna mreža naštetih posameznikov.
V nadaljevanju predstavljamo ključne vloge upravljanja sprememb:
Spodnja tabela predstavlja vsako od omenjenih vlog iz vidika posameznika ali skupine, ki vlogo opravlja. Za posameznika je pomembno, da razume svojo vlogo. Razumevanje oziroma nerazumevanje lahko razberemo iz njegovega razmišljanja oziroma izjav. Na levi strani tabele je opisano razmišljanje, ki je povezano z razumevanjem vloge, na desni pa tisto, ki kaže na nerazumevanje.
| Manager sprememb – razume vlogo |
Manager sprememb – ne razume vloge |
| “Jaz, kot manager sprememb, prispevam k uspehu spremembe s pripravo, usposabljanjem in podporo zaposlenim za lažjo prilagoditev na uporabo novih načinov dela v okviru dogovorjenih strateških planov.” | “Počutim se kot na otoku. Zaposleni od mene pričakujejo, da naredim vse sam in poznam vse odgovore.” |
| Sponzor – razume vlogo | Sponzor – ne razume vloge |
| “Jaz, kot sponzor, prispevam k uspehu spremembe skozi aktivno in vidno sodelovanje skozi proces spremembe, gradim koalicijo in neposredno komuniciram z ljudmi, z namenom prilagoditve in uporabe novih načinov dela. | “Zagotovil sem sredstva in podpisal projektni načrt. Sedaj pričakujem, da se dogovorjeno zgodi.” |
| Vodja tima – razume vlogo | Vodja tima – ne razume vloge |
| “Jaz, kot vodja tima, prispevam k uspehu spremembe skozi svojo vlogo komunikatorja, predstavnika vodstva, advokata, managerja odpora in coacha zaposlenim z namenom prilagoditve in uporabe novih načinov dela. | “Zdi se mi, da bodo nekatere spremembe vplivale neposredno tudi name in bi si želel vedeti več.” |
| Vodja projekta – razume vlogo | Vodja projekta – ne razume vloge |
| “Jaz, kot vodja projekta, prispevam k uspehu spremembe skozi oblikovanje projektnega plana z in vključevanjem ljudi ter potrebnimi aktivnostmi za prilagoditev obnašanja zaposlenih na uporabo novih načinov dela. | “Moj cilj je, da projekt končam. Tisti trenutek, ko so vse aktivnosti zaključene, se lahko premaknem na drug projekt.” |
| Ljudje na katere sprememba vpliva (zaposleni) – razumejo vlogo | Ljudje na katere sprememba vpliva (zaposleni) – ne razumejo vloge |
| “Jaz, kot zaposlen, prispevam k uspehu spremembe tako, da se v spremembo vključim, se prilagodim in začnem uporabljati nov način dela. | “Zaenkrat bom počakal in spremljal kaj se bo zgodilo. Mislim, da ta sprememba in njen uspeh nista moja odgovornost.” |
Dve od zgoraj opisanih vlog se neposredno srečujeta z ljudmi na katere sprememba vpliva. Lahko bi rekli, da sta ti dve vlogi na odru in v soju žarometov. Zaposleni jih opazijo. Drugi dve vlogi pa ustvarjata okolje v katerem se sprememba lahko zgodi. Če vzamemo primerjavo s filmom, so to lahko režiser, scenografi, kostumografi. Torej ekipa, ki vodi druge ali ustvarja pogoje za odličen film.
Ti dve vlogi sta sponzor in vodja tima. Delata namreč neposredno z ljudmi na katere sprememba vpliva in morajo spremeniti svoje obnašanje. Za to skupino ljudi sta sponzor in vodja tima vlogi, ki ju vidijo in zaznajo skozi komunikacijo, podporo in vodenje. Prav tako ti dve vlogi predstavljata “želeno prihodnje stanje” zaposlenim skozi individualne in skupinske interakcije.
Zakaj sta ti dve vlogi tako vidni?
Ker si jih ljudje oziroma zaposleni na katere sprememba vpliva želijo videti in slišati ter imajo navadno z posamezniki na teh dveh pozicijah tudi pogosto komunikacijo.
Manager sprememb in vodja projekta sta tisti vlogi, ki ustvarjata strukturo in okolje za uspešno spremembo. Podobno kot režiser in producent, ki delujeta v zaodrju in kujeta uspešen načrt, omogočata, da se druge vloge razvijajo ter koordinirata načrte sponzorjev in vodij timov.
Zakaj ti dve vlogi v času spremembe delujeta tipično bolj iz ozadja?
Ker ni njuno, da ljudje na katere sprememba vpliva vedo, kdo so posamezniki, ki vodijo projekt in spremembo. Ti dve vlogi prav tako nista tisti, ki bi imeli vlogo pri pošiljanju sporočil zaposlenim. Zaposleni z njima nimajo pogostega kontakta.
Eden glavnih spoznanj tega zapisa je, da mora manager sprememb za zagotovitev uspešne premembe delovati skozi druge vloge, torej posredno. Čeprav je manager sprememb pogosto član projektne skupine, kadrovskega oddelka ali specializirane skupine za upravljanje sprememb, je izvedba njegovega načrta v večinski meri v rokah drugih.
Poleg krovnih vlog upravljanja sprememb je priporočljivo v spremembo vključiti tudi druge vloge. S pomočjo teh bo izvedba plana bolj učinkovita in hitrejša. Morebitne druge vloge so lahko iz naslednjih področij:
Identifikacija dodatnih vlog v organizaciji za vsako posamezno spremembo je zelo pomembna. Še pomembnejše je prepoznavanje posameznikov iz dodatnih področij, ki bodo to vlogo prevzeli in jo aktivno izvajali. Izbrani posamezniki bi morali tudi razumeti svojo vlogo in jo znati opisati s podobno izjavo, kot so navedene v zgornji tabeli:
“Jaz, kot ________, prispevam k uspehu spremembe skozi ____________.”
Na primer: “Jaz, kot agent spremembe, prispevam k uspehu spremembe skozi oblikovanje in izvedbo komunikacije za končne uporabnike in delim ključna sporočila ob pravem času.”
